Microsoft Wordเป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่ช่วยคุณสร้างเอกสารได้หลากหลาย ตั้งแต่รายงานและหนังสือ ไปจนถึงจดหมายและประวัติย่อ หนึ่งในคุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่สุดของ Word คือความสามารถในการสร้างเทมเพลตซึ่งเป็นเอกสารพื้นฐานที่มีรูปแบบและเนื้อหาที่คุณต้องการใช้ซ้ำๆ
การใช้เทมเพลตช่วยให้เราแก้ไขเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นสำหรับแต่ละกรณีเท่านั้น ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและแรงงานในการสร้างเอกสารที่คล้ายกัน บทความนี้จะอธิบายขั้นตอนการสร้างเทมเพลตใน Microsoft Word สำหรับ Windows และ Mac อย่างละเอียด รวมถึงวิธีการบันทึก แก้ไข และใช้งานเทมเพลตที่เราสร้างหรือดาวน์โหลดมาด้วย
เทมเพลตใน Word คืออะไร
เทมเพลต Word คือเอกสารที่ประกอบด้วยการออกแบบ รูปแบบ และเนื้อหาที่เราต้องการใช้ในเอกสารอื่นๆ ตัวอย่างเช่น เราสามารถสร้างเทมเพลตสำหรับจดหมายธุรกิจที่ประกอบด้วยโลโก้บริษัท ประเภทและขนาดตัวอักษร ระยะขอบ หัวกระดาษและท้ายกระดาษรวมถึงคำขึ้นต้นและคำลงท้ายมาตรฐาน ดังนั้น เราจึงเพียงแค่เปิดเทมเพลตและเปลี่ยนข้อมูลผู้รับและหัวเรื่องทุกครั้งที่เราต้องการเขียนจดหมายธุรกิจ
เทมเพลตช่วยให้เราสร้างเอกสารที่มีรูปแบบสม่ำเสมอและดูเป็นมืออาชีพโดยไม่ต้องตั้งค่าแต่ละองค์ประกอบด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังช่วยให้เราคงความสม่ำเสมอในเอกสารต่างๆ และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดได้อีกด้วย
เทมเพลตสำเร็จรูปของ Word สามารถใช้ได้กับเอกสารหลากหลายประเภท เช่น รายงาน ประวัติย่อ ใบแจ้งหนี้ คำเชิญ และอื่นๆ คุณสามารถค้นหาได้ใน เมนู ไฟล์ > สร้างและเลือกเทมเพลตที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด นอกจากนี้ คุณยังสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตเพิ่มเติมได้จากเว็บไซต์ของ Microsoft หรือเว็บไซต์อื่นๆ
อีกทางเลือกหนึ่งคือการสร้างเทมเพลตแบบกำหนดเองจากเอกสารที่มีอยู่แล้ว โดยบันทึกเอกสารเป็นเทมเพลตด้วยนามสกุล.dotx หรือ .dotmขึ้นอยู่กับว่าเอกสารนั้นมีมาโครหรือไม่ จากนั้นคุณสามารถเข้าถึงเทมเพลตได้จากเมนู ไฟล์ > สร้างใหม่ > กำหนดเอง หรือจากโฟลเดอร์ที่คุณบันทึกไว้ วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถแก้ไขเทมเพลตหรือสร้างเอกสารใหม่โดยอิงจากเทมเพลตนั้นได้
วิธีสร้างเทมเพลตใน Windows
Windows โดย Aria-Eslami
เราสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างเทมเพลตใน Word สำหรับ Windows:
- เปิดคำ จากนั้นคลิกที่แท็บ "ไฟล์".
- คลิกที่ Nuevo จากนั้นบนเอกสารเปล่า
- สร้างเอกสารฐานที่เราต้องการใช้เป็นเทมเพลต ใช้รูปแบบและเนื้อหาที่ต้องการ เราสามารถเปลี่ยนแปลงได้ ชนิดและขนาดของตัวอักษร, สี, ระยะขอบ, ส่วนหัวและส่วนท้าย, ตาราง, รูปภาพ ฯลฯ ด้วยเครื่องมือริบบิ้น อีกด้วย เราสามารถเพิ่มฟิลด์ข้อความได้ หรือตัวยึดเพื่อกำหนดตำแหน่งที่เราต้องการป้อนข้อมูลตัวแปรของแต่ละเอกสาร
- หลังจากสร้างเอกสารพื้นฐานแล้ว ให้คลิกแท็บ "ไฟล์" และเลือก "บันทึกเป็น".
- เลือกตำแหน่งที่เก็บเทมเพลต เราสามารถบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ใดก็ได้บนคอมพิวเตอร์ของเราหรือในระบบคลาวด์ แต่ถ้าเราต้องการให้ปรากฏบน รายการแม่แบบ ที่มีอยู่ใน Word เราต้องบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ Office Custom Templates ซึ่งอยู่ในโฟลเดอร์ Documents
- ตั้งชื่อเทมเพลตและเลือกประเภทไฟล์ เทมเพลต Word (*.dotx)
- คลิกที่ตัวเลือก "เก็บไว้".
วิธีสร้างเทมเพลตบน Mac
เราสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างเทมเพลตใน Word for Mac:
- เปิดคำ เลือกไฟล์แล้วเลือกใหม่ เอกสาร.
- สร้างเอกสารฐานที่เราต้องการใช้เป็นเทมเพลตโดยใช้รูปแบบและเนื้อหาที่ต้องการ แถบเครื่องมือช่วยให้เราสามารถปรับแบบอักษร ขนาด สี ระยะขอบ ส่วนหัวและส่วนท้าย ตาราง รูปภาพ ฯลฯ
- หลังจากสร้างเอกสารพื้นฐานแล้ว ให้คลิก ไฟล์แล้วบันทึก เป็นแม่แบบ
- เลือกสถานที่จัดเก็บ ของแม่แบบ. หากเราต้องการให้ปรากฏในรายการเทมเพลต Word ที่มีอยู่ เราต้องบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ /Users/username/Library/Groups/UBF8T346G9.Office/Contents/Templates
- ตั้งชื่อเทมเพลต แล้วเลือกประเภทไฟล์ Word Template (.dotx)
- คลิกที่ปุ่ม "เก็บไว้".
วิธีใช้และแก้ไขเทมเพลต Word
เราสามารถบันทึก แก้ไข และใช้เทมเพลตใน Word เมื่อเราสร้างหรือดาวน์โหลดแล้ว:
- หากต้องการบันทึกเทมเพลต เราต้องทำตามขั้นตอนเดียวกันกับการสร้างมันแต่เราต้องเลือกตัวเลือกบันทึกหรือบันทึกเป็นแทนใหม่
- หากต้องการแก้ไขเทมเพลต เราต้องเปิดเป็นเอกสารธรรมดาทำการแก้ไขที่เราต้องการแล้วบันทึกด้วยชื่อและประเภทไฟล์เดียวกัน สิ่งสำคัญคือต้องไม่สับสนระหว่างตัวเลือกบันทึกกับ บันทึกเป็นเนื่องจากก่อนหน้านี้จะสร้างเอกสารใหม่แทนเทมเพลต
- หากต้องการใช้เทมเพลต ให้เปิด Word แล้วคลิกแท็บไฟล์ จากนั้นคลิก ใหม่ และเลือกเทมเพลตจากรายการเทมเพลตที่มี หากเราไม่พบเทมเพลตที่เราต้องการ เราสามารถคลิกปุ่มปรับแต่งแล้วค้นหาได้เลย ในโฟลเดอร์ที่เราบันทึกไว้ เราจะสามารถเปลี่ยนข้อมูลตัวแปรของแต่ละเอกสารและบันทึกด้วยชื่ออื่นเมื่อเราเปิดเทมเพลตแล้ว
ความเป็นไปได้หลายร้อยรายการ
การสร้างเทมเพลตใน Word เป็น วิธี ที่มีประโยชน์และมีประสิทธิภาพในการสร้างเอกสารที่ดูเป็นมืออาชีพโดยไม่ต้องตั้งค่าองค์ประกอบทั้งหมดด้วยตนเองทุกครั้ง เราสามารถสร้าง บันทึก แก้ไข และใช้งานเทมเพลตที่ต้องการสำหรับโครงการของเราได้ในไม่กี่ขั้นตอน Word มีเครื่องมือมากมายให้เราปรับแต่งเทมเพลตได้ตามต้องการ
นอกจากนี้ เรายังสามารถทำให้เอกสารของเรามีความสอดคล้องและเป็นไปในทิศทางเดียวกันได้โดยใช้เทมเพลต Word ซึ่งจะช่วยให้ผู้อ่านหรือลูกค้าของเราได้รับความประทับใจที่น่าเชื่อถือและเป็นมืออาชีพมากขึ้น เทมเพลตช่วยให้เราคงรูปแบบ สไตล์ และเนื้อหาที่เป็นเอกภาพในเอกสารทั้งหมดของเรา
นอกจากนี้ การสร้างเทมเพลตใน Word ช่วยให้เราไม่ต้องทำซ้ำขั้นตอนเดิมทุกครั้งที่สร้างเอกสารที่คล้ายกัน ดังนั้นเราจึงสามารถใช้เวลาไปกับงานที่สร้างสรรค์หรือมีความหมายมากกว่าได้ เทมเพลตเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากในการเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพของเอกสารของเรา ลองใช้ดูสิ!